Ekonomika

Stavební firmy se zbavují závislosti na papíru

Zatímco v zahraničí je pojem Expense Management zavedený, v České republice si firmy přínos tohoto řešení – na rozdíl od kategorií jako je CRM či eLearning – uvědomují pomaleji. Jde přitom o užitečný nástroj, pomocí kterého firmy minimalizují svou „závislost na papíru“ a automatizací výrazně ulehčují procesům spojeným se zaměstnaneckými výdaji.

Zbavit se přebytečného papírování chce čím dál více tuzemských společností. Ať už jde o řešení cestovních nákladů, platby za pohonné hmoty či zaměstnanecké výdaje, se všemi těmito procesy se pojí řada úkonů, které přidělávají práci jak samotným zaměstnancům, tak i finančním ředitelům či účetním. Navíc tento způsob zpracování a evidence komplikuje kontrolu vynaložených nákladů, která je v poslední době stále důležitější. Firmy totiž bojují s výrazným zdražováním vstupů a hledají nové cesty, jak ušetřit.

Ve společnosti Cemix, která je předním výrobcem a dodavatelem stavebních materiálů, se trápili se zdlouhavým zadáváním cestovních příkazů a vyplácením náhrad zaměstnancům za hotovostní výdaje. Problém byl podle manažerky pro finance a účetnictví Marty Langové především ve schvalování a předávání dokumentů do sídla společnosti, kde se nachází účtárna a hlavní pokladna. Dříve se vyplácely cestovní příkazy a hotovostní výdaje zaměstnanců na jednotlivých závodech, ale z důvodů reorganizace se vše centralizovalo do sídla společnosti, a právě proto se začaly částky za hotovostní výdaje zaměstnancům vyplácet do mzdy.

Zrychlení procesu

„Na celém procesu bylo nejvíce komplikované předávání dokumentů. Zaměstnanec musel nejdříve vyplnit formulář, přiložit účtenky, s tímto formulářem dojít ke svému nadřízenému, který mu to musel podepsat, potom to vložit do obálky a odeslat do sídla společnosti k nám do účtárny,“ vysvětluje Marta Langová. Často se pak stávalo, že doklady nedorazily do závěrky a zaměstnanec tak nedostal vyplaceno včas. Zaměstnancům se také nelíbilo, že svoje prostředky za hotovostní výdaje dostávají až ve mzdě. To vedlo k přání distribuovat finance během měsíce a rychleji než v rámci mzdy.

Se zbytečně složitou administrativou bojovala také společnost CAPEXUS, která se specializuje na návrh a realizace kancelářských interiérů. Firma musela mít dokonce dedikovaného člověka na zpracování pokladny a účtenek. „Administrativní zátěž způsobovala, že se kolegové z mého týmu neustále věnovali vybírání účtenek, jejich lepení na papír a další obrovské administrativě zbytečně kolem, ” říká Tereza Mádrová, finanční ředitelka společnosti CAPEXUS.

Konec hotovosti

Řešením pro obě společnosti byl přechod na předplacené karty, díky kterým se odbourala nutnost hotovostních pokladen. Součástí řešení je také mobilní aplikace, v rámci které mají zaměstnanci i jejich nadřízení přehled o skutečných výdajích a zároveň díky ní digitalizují veškeré účtenky. V neposlední řadě firmám také odpadá nutnost jejich archivace v papírové podobě.

Firmy nezakládáme kvůli tomu, aby mohly vykazovat, za co jsme utratili firemní peníze, ale abychom dělali svůj byznys. Proto dává smysl vše kolem vykazování zaměstnaneckých výdajů a náhrad zautomatizovat,” říká Petr Herzmann z Fidoo, které v současnosti pomáhá s automatizací zaměstnaneckých výdajů téměř tisícovce tuzemských společností.

-red-

Přidejte komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

*